ERP 교체가 부담스럽다면, 기존 시스템은 그대로 두고 반복 업무부터 자동화하는 방식도 검토할 수 있다.

중소기업이 업무 자동화를 검토할 때 가장 먼저 나오는 질문 중 하나가 ERP다. 오래 사용한 ERP를 바꾸려면 데이터 이전, 직원 교육, 외부 시스템 연동까지 다시 점검해야 한다. 하지만 자동화가 필요하다고 해서 ERP 전체를 교체할 필요는 없다. 기존 ERP가 맡고 있는 회계·재고·수주 기능은 유지하면서, ERP 앞뒤에서 사람이 반복하는 입력·확인·문서 작업을 별도로 자동화하는 방법이 있다.

흔히 ERP가 오래됐기 때문에 자동화가 어렵다고 생각하지만, 실제 업무를 보면 병목은 다른 곳에 있는 경우가 많다. 주문 내용이 이메일이나 엑셀로 들어오고, 담당자가 이를 다시 ERP에 입력하거나 ERP에서 데이터를 내려받아 견적서·작업지시서·보고서를 만드는 과정이 대표적이다.

ERP 안보다 ERP 앞뒤에서 사람이 더 많이 움직인다

실제 현장에서는 하나의 업무가 ERP 안에서 끝나지 않는다. 고객 주문은 이메일로 받고, 품목이나 수량을 엑셀에서 정리한 뒤 ERP에 등록한다. 출고가 끝나면 다시 ERP 데이터를 내려받아 거래명세서나 내부 보고서를 작성하는 식으로 여러 도구를 오간다.

ERP 자체는 정상적으로 작동하고 있어도 이 사이에서 복사·붙여넣기, 파일 저장, 재입력, 담당자 확인이 반복될 수 있다. 자동화 대상을 찾을 때는 ERP의 기능 수보다 사람이 같은 데이터를 몇 번 다시 다루는지를 보는 편이 현실적이다.

ERP 교체 여부보다 먼저 확인할 항목은 같은 정보가 이메일·엑셀·ERP·문서 사이에서 몇 번 옮겨지는가다.

기존 ERP에 자동화 계층을 덧붙이는 방식

ERP를 유지하면서 자동화하려면 ERP 자체를 크게 수정하기보다 외부 시스템이 필요한 데이터를 받아 처리하도록 구성할 수 있다. ERP가 API를 지원한다면 API로 데이터를 주고받는 방법이 일반적이고, CSV·엑셀 내보내기 기능이나 데이터베이스 연동을 활용하는 경우도 있다.

예를 들어 영업 담당자가 받은 주문 정보를 별도의 입력 화면에 등록하면 자동화 시스템이 품목과 수량을 정리하고 ERP 등록에 필요한 형식으로 변환할 수 있다. 반대로 ERP의 수주·재고 데이터를 가져와 작업지시서나 출고 문서를 자동으로 만드는 구조도 가능하다.

최근에는 여기에 AI를 결합해 이메일이나 문서에서 주문번호, 품목명, 수량 같은 정보를 추출하거나 내부 자료를 참고해 문서 초안을 만드는 방식도 사용할 수 있다. 다만 중요한 데이터의 최종 등록이나 승인까지 AI에 맡기기보다는 규칙 기반 처리와 사람의 확인 절차를 함께 두는 편이 안정적이다.

주문 입력보다 견적서와 작업지시서가 먼저일 수도 있다

자동화를 시작할 때 모든 업무를 한꺼번에 연결하려 하면 기존 ERP의 구조와 예외 처리까지 동시에 분석해야 한다. 중소기업에서는 범위를 좁혀 반복 횟수가 많고 작업 규칙이 비교적 명확한 업무부터 적용하는 편이 관리하기 쉽다.

가령 ERP 주문 등록 자체는 담당자가 계속 처리하더라도, 등록된 데이터를 이용해 견적서·작업지시서·출고 요청서를 만드는 과정은 자동화할 수 있다. 하루에도 여러 번 같은 양식을 만들고 품목, 고객사, 납기일을 옮겨 적고 있다면 ERP를 건드리지 않고도 줄일 수 있는 작업이 생긴다.

오래된 ERP라면 연동 방식부터 확인해야 한다

모든 ERP가 외부 자동화에 적합한 것은 아니다. API가 없거나 데이터 구조가 공개되지 않은 시스템도 있고, 외부에서 데이터베이스에 직접 접근하는 방식은 보안과 데이터 무결성 문제를 함께 검토해야 한다.

이런 환경에서는 무리하게 실시간 연동부터 시작하기보다 ERP가 제공하는 엑셀·CSV 입출력 기능을 이용하거나, 자동화 결과를 담당자가 확인한 뒤 ERP에 반영하는 반자동 방식이 현실적인 선택이 될 수 있다. 기존 업무를 끊지 않고 검증할 수 있다는 장점도 있다.

RPA처럼 화면을 직접 조작하는 방식도 사용할 수 있지만 ERP 화면이나 입력 위치가 바뀌면 오류가 발생할 가능성이 있어 유지관리 조건을 함께 살펴야 한다. 가능하다면 API, 정형 파일 교환, 공식 연동 기능처럼 변경에 덜 민감한 방법을 우선 검토하는 편이 낫다.

ERP 교체를 검토해야 하는 신호도 따로 있다

외부 자동화가 모든 문제를 해결하는 것은 아니다. ERP가 현재 사업의 품목 구조나 재고 방식 자체를 처리하지 못하거나, 필요한 데이터를 저장하지 않는다면 주변 시스템을 계속 추가하는 방식은 오히려 관리 부담을 키울 수 있다.

반대로 ERP의 핵심 기능은 문제없이 사용하고 있는데 이메일 접수, 엑셀 정리, 문서 작성, 승인 요청, 결과 전달에 시간이 많이 들어간다면 ERP 교체보다 주변 업무 자동화를 먼저 검토할 여지가 크다. 판단할 때는 시스템의 연식보다 현재 업무가 어디에서 반복되고 있는지를 확인하는 편이 정확하다.

자동화 이후 확인할 숫자도 단순하다. 동일 데이터의 재입력 횟수, 문서 한 건을 만드는 데 걸리는 시간, 수정이나 누락으로 다시 처리하는 건수가 실제로 줄어드는지 보면 된다. 이 변화가 확인된다면 ERP를 유지한 상태에서도 자동화 범위를 다음 업무로 넓힐 근거가 생긴다.

※ 실제 연동 가능 범위와 방식은 사용 중인 ERP의 API 제공 여부, 데이터 구조, 접근 권한, 보안 정책에 따라 달라질 수 있으므로 도입 전 기술 검토가 필요하다.